Mengetahui Kelebihan, Kekurangan, dan Cara Memakai Mesin Absensi Manual

Mesin absensi memiliki banyak jenis dan juga berbagai bahan karena perkembangan teknologi yang semakin canggih. Selain itu, mesin absensi ini juga memiliki banyak tipe seperti dapat mendeteksi sidik jari, wajah, dan juga ada yang sudah berbasis web. Dengan banyaknya jenis, bahan, dan juga tipe, hal ini membuat mesin absensi tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Untuk lebih jelasnya, berikut adalah penjelasan tentang jenis, kelebihan, kekurangan dan juga cara memakai masing-masing mesin absen yang ada saat ini.

Salah satu jenis alat penghitung waktu kerja para karyawan yang paling tua adalah jenis mesin absensi kartu manual. Pada umunya, mesin absensi kartu manual sering disebut dengan “mesin ceklok” oleh para penggunanya. Mesin absensi ini masih menggunakan cara yang tradisional, yaitu dengan cara menidentifikasi kehadiran karyawan pada sebuah perusahaan atau bisnis melalui kartu absen biasa.

Ciri dari mesin absensi ini adalah memiliki lubang pada bagian atas yang bertujuan untuk memasukkan kartu absen yang dimiliki oleh para pegawai serta terdapat jam analog yang menunjukkan waktu absensi. Ketika para pegawai memasukkan kartu tersebut pada lubang tersebut maka waktu mereka masuk dan pulang kerja akan tercetak pada kartu tersebut.

Kelebihan dan kekurangan mesin absensi kartu manual

  1. Memiliki harga yang terjangkau

Dengan harga yang relatif murah, mesin absensi jenis ini sangat cocok digunakan bagi perusahaan berskala kecil yang memiliki jumlah pegawai antara 10 hingga 50 orang.

Pencetakan waktu secara real time

Mesin absensi ini juga dapat memberikan informasi secara real time tentang hari, tanggal dan juga pada jam berapa karyawan tersebut masuk dan pulang kerja karena semua informasi tersebut langsung tercetak di kartu absensi mereka.

  • Kekurangan mesin absensi kartu manual
  • Tidak praktis

Pendataan pegawai yang masih menggunakan cara manual merupakan aktivitas yang cukup merepotkan. Hal ini akan membuat pihak yang terkait seperti HRD akan membutuhkan waktu yang lama untuk membuat laporan tentang absensi para pegawai yang ada pada perusahaan tersebut.

  • Menghabiskan terlalu banyak kertas

Jenis mesin absensi kartu manual ini menggunakan kertas untuk setiap pencatatannya, hal ini membuat penggunaan kertas semakin boros dan juga tidak ramah lingkungan.

  • Rentan terjadi kecurangan

Selain tidak praktis dan tidak efisien, mesin absensi kartu manual juga rawan akan terjadinya kecurangan. Para pegawai biasanya akan menitipkan kartu absensi milik mereka kepada temannya jika mereka telat ke kantor namun absensi mereka akan tetap terlihat masuk tepat waktu.

Cara menggunakan mesin absensi kartu manual

Pegawai akan diberi kartu masing-masing oleh perusahaan pada sebuah rak yang terletak did dekat mesin absensi ketika setelah mereka didata terlebih dahulu. Setelah itu, para pegawai harus memasukkan kartu mereka pada slot mesin absensi dan kemudian kartu tersebut akan keluar.

Kemudian, kartu yang keluar dari mesin absen tersebut akan tercetak informasi tentang kapan pegawai tersebut masuk dan juga pulang kerja. Informasi pada kartu tersebut akan didata oleh pihak kepegawaian untuk membuat daftar kehadian pegawai di perusahaan tersebut. Jika seorang pegawai tidak tepat waktu dalam memasukkan kartunya ke mesin absensi, maka informasi yang ada pada kartu tersebut akan dicetak dengan tinta warna merah untuk menunjukkan jika pegawai tersebut telat masuk kerja.